Jóllehet a világszinten elterjedt, nagy vállalatirányítási (ERP) rendszerek gyakorlatilag az ipar, a kereskedelem, a pénzügy minden területén alkalmazhatók, szakértői vélemény szerint bizonyos helyeken előnyös lehet speciális, kifejezetten az adott területre fejlesztett ERP rendszerek bevezetése. Ebbe a körbe tartozik például a receptúraalapú gyártás (process manufacturing).

Szemben a diszkrét gyártással (amikor az alkatrészekből összerakott termék szükség esetén visszabontható alkotóelemeire), a receptúraalapú gyártásnál keletkező végtermék nem bontható szét az alapanyagokra. Ennek megfelelően – probléma esetén – másképpen kell beavatkozni a gyártásba. A receptúraalapú gyártás főként az élelmiszer-, a gyógyszer-, az üdítőital-, a kozmetikai és a vegyiparban, az alkohol- és sörgyártásban, valamint a kohászatban fordul elő.

Az alkalmazásszolgáltatással foglalkozó Trinity Enterprise alapos piackutatást követően egy egyesült államokbeli cég, a CDC Software (ma Aptean) kifejezetten receptúraalapú gyártásra kidolgozott termékére épít tevékenységében. A Ross Enterprise a specifikus modulok mellett temészetesen tartalmazza az ERP rendszerek általános, tehát pénzügyi, gyártási stb. moduljait is. Világszintű referenciái között van a Shell és a Heinz, Magyarországon elsőként a Picknél, a Bonafarm csoport legnagyobb bevételt hozó cégénél döntöttek a Ross Enterprise mellett. (A Bonafarm csoport tizenegy vállalatot tömörít. A többi cégnél SAP vállalatirányítási rendszert alkalmaznak.)

Együttműködés különböző gyártók rendszerei között

Manapság egyetlen óriáscég sem tudna vállalatirányítási rendszer nélkül működni. Zöldmezős beruházásokról tehát gyakorlatilag nem lehet beszélni, csak a régi rendszer lecserélése jöhet szóba. De miért váltana egy vállalat meglévő rendszeréről valami újra? – Elvileg minden óriáscégnél van ERP rendszer, ám a legtöbb helyen ezt úgy oldják meg, hogy a cég minden egyes területén valamilyen saját, esetenként barkácsolt szoftvert alkalmaznak. Ezek a modulok nincsenek megfelelően összehangolva, azaz gyakorlatilag kizárt az olajozott együttműködés. Ezeknél a cégeknél nagy szükség volna egy komoly, professzionális vállalatirányítási rendszerre. Ezt a vezetőségnek előbb-utóbb be kell látnia.

Létezik aztán egy másik vállalati kör, ahol már van valamilyen komolyabb rendszer. Itt a specifikumok lehetnek azok az érvek, amelyek a váltás mellett szólnak, ám ezekhez a cégekhez sokkal nehezebb a betörés. Nehezíti a dolgunkat, hogy a multinacionális vállalatok leányvállalatai általában azt a rendszert használják, amit az anyacégük. Hasonló a helyzet a több vállalatot tömörítő cégcsoportoknál is. Ezért is számít különösen jó eredménynek, hogy be tudtunk törni a Pickbe – fogalmaz Kusztos Dénes, a Trinity Enterprise operatív vezérigazgató-helyettese, egyben értékesítési vezetője.

A szakértő szerint az SAP és a Ross rendszerek között teljes mértékben megoldott az együttműködés. A Rossból érkező gyártási, pénzügyi stb. adatok egy interfészen keresztül átkerülnek egy SAP rendszerbe, így cégcsoportszinten már az SAP-ból tudják azokat kezelni.

Testre szabás ügyféligények szerint

Egy ERP rendszer bevezetésénél fontos kérdés a testre szabás. Könnyebb a helyzet azoknál a cégeknél, ahol tisztázottak, mindenki számára átláthatók a munkafolyamatok. Ilyenkor a vállalatirányítási rendszer bevezetésekor nincs szükség az alapfolyamatok átalakítására, illetve az ERP rendszer testre szabása nem jelent hatalmas feladatot. Ellenkező esetben nagyobb munkára, több változtatásra, komolyabb testreszabásra kell felkészülni.

– Mi egészen odaáig megyünk el, hogy a megrendelő igényei szerint alakítjuk például a napi gyártási, pénzügyi jelentések formátumát, tartalmát. Az is a testre szabás része, hogy a különböző vezetői szinteken más-más információkhoz férhetnek hozzá a munkatársak. A vezérigazgató nyilván nem kap részletes szakmai információkat a gyártósorok napi működéséről, míg a gyártószalagot felügyelő vagy a műszakokat szervező menedzsernek szüksége van ilyen típusú információkra. Ezzel szemben a vezérnek a gyár teljes működéséről, termelésének és profitjának alakulásáról kell pontos adatokat kapnia nap mint nap. A lényeg, hogy mindenki a megfelelő szintű információhoz férjen hozzá – tájékoztat Kusztos Dénes.

Mivel egy új ERP rendszer bevezetésekor jellemzően nem zöldmezős beruházásokról van szó, az átállást gondosan meg kell tervezni. A Trinity Enterprise tapasztalata szerint jó gyakorlat, ha – meghagyva a régit – teljesen felépítik az új rendszert, és egy darabig párhuzamosan fut a kettő. Ilyenkor van lehetőség a régi és az új rendszerből származó élő adatok összehasonlítására. Ha minden rendben, leállítják a régi rendszert, és attól fogva élesben működik az új. A váltást általában a pénzügyi év zárásához szokták igazítani.

Nem törvényszerű a drasztikus költségnövekedés

Általános probléma, hogy egy ERP rendszer bevezetése jellemzően sokkal hosszabb idei tart, mint amit előzetesen terveztek. Ebből fakadóan a költségek is jócskán meghaladják az eredetileg megadott értékeket. A statisztikai adatok azt mutatják, hogy egy komoly, nagy vállalatirányítási rendszer bevezetése általában 50 százalékkal hosszabb időt vesz igénybe, mint ahogyan azt az elején tervezték. A költségek ennél nagyobb mértékben, jellemzően 75 százalékkal növekednek menet közben. A legjobb esetben is 2-3 éves folyamatra kell számítani, de nem ritka, hogy egy-egy ERP-projekt 5-6 évig is elhúzódik.

– Mi hiszünk abban, hogy a folyamatot megelőző alapos felmérés, a vállalati folyamatok pontos megismerése, a részletes konzultáció nagyban hozzásegít a tényleges munka mennyiségének és idejének helyes megbecsüléséhez. Természetesen kisebb csúszások ilyenkor is elképzelhetők, de saját tapasztalataink bizonyítják, hogy nem törvényszerűek a végeláthatatlan projektek – mutat rá az értékesítési vezető.

Jó lehet a felhő, mégis sokan félnek tőle

A nagy cégek már rendelkeznek azzal az informatikai hardverrel, amire az ERP rendszernek szüksége van, ezért jellemzően nem vesznek erre a célra dedikált számítógépeket. Nem kell nagy hardverigényre gondolni, néhány közepes teljesítményű gép tökéletesen megfelel a vállalatirányítási rendszerek futtatására. (Olyan hardverelemekre, például a gyártósor folyamatos monitorozásához szükséges szenzorokra természetesen szükség lehet, amelyek egy interfészen keresztül adják az adatokat az ERP rendszerbe.)

A hazai vállalatok többségénél elvárás, hogy az adatokat tartalmazó szerverek házon belül, és lehetőleg saját tulajdonban legyenek. Ráadásul sokan ahhoz is ragaszkodnak, hogy az a szerver is birtokon belül legyen, ahova a rendszeres biztonsági mentések történnek.

– Sajnos a legtöbb vállalatvezető nem bízik a felhőalapú szolgáltatásokban. Akkor érzik csak biztonságban a vállalatot, ha az adatokat házon belül tartják. Véleményem szerint ez nagy hiba. A felhő ugyanis nem új találmány, csak az elnevezés új. Régebben is bevett gyakorlat volt, hogy az adatokat egy külső helyszínen is tárolták. Már számtalanszor bebizonyosodott – például katasztrófák esetén –, hogy ez mennyire fontos – hangsúlyozza Kusztos Dénes.

Éves követési díj: a licencdíj 20 százaléka

Az ERP rendszereknek folyamatosan jönnek az újabb verzióik. A frissítéseket követően temészetesen az új elemeknél is meg kell tenni a megfelelő beállításokat, testreszabásokat. E feladatok elvégzését a vállalatok rábízhatják külső szakértőkre, de megoldhatják saját maguk is. Ez utóbbi lehetőség annak köszönhető, hogy a vállalatirányítási rendszer bevezetésének 2-3 éve alatt mindig vannak olyan belső emberek, akik aktívan részt vesznek a munkában. Kialakulhat tehát egy olyan belső szakértő csapat, amelyik professzionális módon tudja kezelni a rendszert.

Nagyon fontos azonban, hogy az ERP rendszer bevezetését követően ne szakadjon meg a kapcsolat a vállalat és a rendszerintegrátor között. Egy vállalatirányítási rendszernél ugyanis mindig kulcsfontosságú az utánkövetés, amiben szükség lehet a külső szakértők támogatására. Mivel a Ross Enterprise (és a többi nagy ERP rendszer) skálázható, azaz a kis- és középvállalatoktól kezdve a legnagyobb óriásvállalatokig alkalmazható, továbbá a cégek igényei is rendkívül eltérőek, nem lehet megmondani, hogy mennyibe kerül egy rendszer bevezetése.

Az azonban egyértelmű, hogy egy ilyen kaliberű ERP rendszer a nagyvállalatoknak jobban megéri, mint a kisebbeknek. A továbbiakat illetően irányadó lehet, hogy a Ross Enterprise szoftver éves követési díja durván a termék licencköltségének 20 százaléka. Ennek megfizetése akkor is ajánlatos, ha a vállalat az adott évben nem kívánja frissíteni működő szoftverét. Ha ugyanis néhány év múlva döntenének az új verzió megvásárlása mellett, akkor visszamenőleg minden év követési díját meg kellene fizetni.