Miből mennyi van raktáron, mely termékek kerültek már beszerzésre, hogyan fog az elkövetkezendő napokban, hetekben változni a kereslet, és mely termékek rendelésére nem lesz szükség a továbbiakban? Ha ezekre nincs gyors és megbízható válasz, a beszerzők nem adatok, sokkal inkább becslések alapján dolgoznak, ami hatalmas pénzügyi kockázattal és erőforrás-pazarlással járhat. Ennek költsége gyorsan meg tud jelenni a teljes vállalat működésében. De mégis hogyan kerülhetjük el ezt a problémát?
Ugyanabból egyszerre lehet túl sok és túl kevés
Ha a készletadatok külön Excel-táblákban, raktári nyilvántartásokban, dokumentumokban vagy e-mailekben szerepelnek, könnyen előfordulhat, hogy a rendszer még elérhetőnek mutat egy már lefoglalt alapanyagot. Máskor a beszerzés újra megrendel egy terméket, miközben az egy másik telephelyen már rendelkezésre áll, vagy úton van a beszállítótól.
Az eredmény kettős: az egyik cikkből túlkészlet keletkezik, a másikból hiány. A felesleges készlet leköti a vállalat pénzét, raktárhelyet foglal, kezelési költséget termel, és idővel akár veszíthet az értékéből. A hiány közben sürgősségi rendeléseket, magasabb szállítási díjakat és kedvezőtlenebb beszerzési feltételeket hoz.
A készlethiány nem csak a raktár problémája
Egy hiányzó alapanyag vagy alkatrész megállíthatja a termelést, késleltetheti a kiszállítást, és felboríthatja a munkatársak beosztását. Ilyenkor nem csupán az adott termék ára jelent költséget. Fizetni kell az állásidőért, az átszervezésért, a gyorsított fuvarért és az ügyfél késedelméből fakadó következményekért is.
A beszerzés csak akkor tud időben intézkedni, ha látja az aktuális készletet, a lefoglalt mennyiséget, a folyamatban lévő rendeléseket, a fogyási ütemet és a beszállítói átfutási időket. A valós idejű ellátásilánc-átláthatóság nemcsak a raktárban lévő árut, hanem a mozgásban lévő készletet és a rendelési státuszokat is közös döntési képbe rendezi.
A pontatlan adatok gyengítik a tárgyalási pozíciót
A probléma további következménye, hogy ha a beszerzés későn észleli az igényt, nincs idő több ajánlatot bekérni, mennyiségi kedvezményt kialkudni vagy alternatív beszállítót keresni. A sürgősség átveszi az irányítást, ezért a vállalat gyakran drágábban, rosszabb fizetési feltételekkel vásárol.
A bizonytalan készletkép a beszállítói tervezést is nehezíti. Ha a rendelések rendszertelenül, hirtelen és pontatlan mennyiségekkel érkeznek, a partner sem tud stabil kapacitással tervezni.
A megoldást nem egy újabb táblázat jelenti, hanem a beszerzés, a raktár, az értékesítés és a termelés adatainak összekapcsolása. Az ERP- (Enterprise Resource Planning) rendszerek, vagyis modern vállalatirányítási rendszerek pontosan erre szolgálnak: egyetlen, központi platformban integrálják a vállalat különböző területeinek folyamatait és adatait. Így a készletmozgások, a telephelyek készletállapota, a készletigények, a beszállítók és a rendelések mind valós időben, egymással összhangban jelennek meg. Ennek köszönhetően a beszerzés az aktuális helyzetből indulhat ki, nem pedig manuálisan összegyűjtött, gyorsan elavuló adatokból.
Rugalmasabb út a vállalatirányítás felé
Az ERP bevezetésére ugyanakkor nincs minden vállalat számára egyformán megfelelő út. Egy kész, dobozos rendszer gyorsabban bevezethető, de a működési folyamatokat sok esetben a szoftver lehetőségeihez kell igazítani. A másik véglet a teljesen egyedi fejlesztés, amely szorosan követheti a vállalat saját folyamatait, ugyanakkor nagyobb fejlesztési ráfordítással és hosszabb bevezetési idővel járhat.
A kettő között egyre nagyobb szerepet kapnak a moduláris ERP-rendszerek, amelyeknél nem szükséges egyszerre a teljes vállalati működést átalakítani. A bevezetés indulhat például a készletkezelés, a beszerzés vagy az értékesítés összekapcsolásával, majd az igények változásával további területekkel bővíthető. A vállalat így egy már működő rendszeralapra építhet, miközben az egyes modulok és folyamatok a saját működéséhez igazíthatók. Ez különösen akkor jelenthet előnyt, ha az elsődleges cél éppen az, hogy a beszerzés és a raktár ugyanazokat a naprakész adatokat lássa anélkül, hogy egyszerre kellene lecserélni a teljes informatikai környezetet.
A valós idejű készletinformáció nem old meg mindent, de lehetővé teszi, hogy a vállalat időben rendeljen, elkerülje a párhuzamos beszerzéseket, csökkentse a sürgősségi döntéseket, és csak akkora készletet tartson, amekkorára valóban szüksége van, az aktuális kereslethez igazítva. A legnagyobb megtakarítás gyakran nem az alacsonyabb beszerzési egységárakból származik, hanem az adatalapú döntéshozatalból, valamint a kiszámíthatóbb, tervezhetőbb működésből.
Forrás: FrontEndART
A borítókép illusztráció, forrás: Adobe Stock
