Szakértői vélemények szerint a hagyományos, hardveralapú vállalati telefonrendszerek elérték korlátaikat, és már nem képesek megfelelni a felhasználók rugalmasság és mobilitás iránti elvárásainak. A régóta üzemelő kommunikációs rendszerek a vállalatok és intézmények növekedésével párhuzamosan bővültek, ma már azonban egyre gyakrabban nem felelnek meg a folyamatosan változó felhasználói igényeknek.

A hagyományos hálózatok fenntartása, frissítése, magas hívásdíjai, alacsony szintű együttműködési és kommunikációs képessége, rendszerhibából fakadó megnövekedett kockázata pedig az ügyfelek elégedetlensége mellett mindennapos többletköltséget jelenthet. Mindennek dacára az elmúlt időszakban a vállalatok 72 százaléka nem az új infrastruktúra, hanem a meglévő rendszerek folyamatos bővítése mellett döntött – derül ki a Siemens Enterprise Group (SEN) 2012-es nemzetközi felméréséből.

A tanulmány arra is rámutat, hogy manapság már egyre több vállalatvezető érzi a változtatás szükségességét: 89 százalékuk tervezi, hogy egy éven belül beruház kommunikációs infrastruktúrájába. Ezen beruházások célja a magasabb szintű együttműködést és a korábbinál rugalmasabb szolgáltatásokat lehetővé tevő egységes kommunikáció (unified communication, UC) megteremtése.

A hazai vállalatok lassabban lépnek

A vállalati kommunikációban egyértelmű paradigmaváltás zajlik, és öt különálló trend – a korlátlan mobilitás, az új generációs felhasználói élmény, a közösségi média, a felhőszolgáltatások és a rugalmas telepítési lehetőségek – együttes hatása érzékelhető. Egy 2011 szeptemberében végzett nemzetközi felmérésből kiderül, hogy a vállalatvezetők 68 százaléka szerint ügyfeleik jobb elérhetőségre és korszerűbb, fejlettebb kommunikációra vágynak beszállítóikkal. Így azok a vállalatok, amelyek nem képesek megfelelni ezen elvárásoknak, akár el is veszíthetik ügyfeleiket.

A SEN tanulmánya arra is rávilágít, hogy a nemzetközi vállalatoknak több mint a fele (53 százaléka) már elkezdte egységesíteni kommunikációs környezetét. Az egységesítés részeként – többek között – a táblagépeket és az okostelefonokat integrálják a vállalati rendszerekbe. – Magyarország e téren némileg lemaradva követi a nemzetközi trendeket. A hazai vállalatok még csak a folyamat elején járnak. Félő azonban, hogy azok a cégek, amelyek beleragadnak régi kommunikációs rendszereikbe, hamarosan jelentősen veszítenek versenyképességükből.

Egyrészt nem élhetnek a korszerű szolgáltatások előnyeivel, másrészt nem tudják megfelelően csökkenteni kommunikációs költségeiket. Szerencsére a fejekben már megindult a változás. A vállalatvezetők 79 százaléka szeretne olcsóbban üzemeltethető, 65 százaléka pedig egyszerűbben használható kommunikációs rendszert – fogalmaz Orbán Előd, az informatikai és távközlési megoldások rendszerintegrációjával foglalkozó Enterprise Group ügyvezető igazgatója.

Gyorsabb információáramlás

Az egységes kommunikáció szabványosított, innovatív technológiái lehetővé teszik, hogy a kommunikációs eszközök és alkalmazások egységes rendszerben jelenjenek meg. A felhasználó így egyetlen platformon keresztül képes elérni levelezését, hangpostáját, SMS-eit és csetfiókját, illetve használhatja mobilkommunikációs eszközeit és alkalmazásait. Arra is mód van, hogy a felhasználó maga állítsa be, milyen csatornán fogadja a megkereséseket. Így például egy megbeszélés során nem a mobiltelefonja csörög, hanem a rendszer a cset- és e-mail-funkciókat kínálja föl helyette.

Ezzel a megoldással minimálisra csökkenthető az információ megismerésének és átfutásának ideje, azaz felgyorsulnak a munkafolyamatok, ami széles körű, jól mérhető megtakarítást jelent a vállalatok és intézmények számára. A nemzetközi tapasztalatok szerint az egységes kommunikációnak köszönhetően a vállalatok egyértelműen hatékonyabbá és versenyképesebbé válnak. Az új technológiák bevezetésével csökkenő karbantartási, üzemeltetési és fejlesztési költségeket érhetnek el, sőt akár áttérhetnek a használatalapú (pay-as-you-go) fizetési modellre is.

Az egységes kommunikációs rendszerek bevezetésének további hozadéka, hogy olyan új, rugalmas szolgáltatásokat kínálnak, amelyek lehetőséget teremtenek a fizikai helytől független közös munkára, továbbá az együttműködésre a munkatársak, az ügyfelek és a beszállítók között. Az érintettek mindezt saját preferált eszközeikkel is megtehetik, akár közösségi szinten. A legújabb generációs egységes kommunikációs rendszerek megjelenésénél a videokonferencia, a csapatmunkát támogató, valamint a csetmegoldások előtérbe kerülése figyelhető meg.

A különálló videokonferencia-megoldások mellett egyre nagyobb igény mutatkozik az egységes kommunikációval együtt alkalmazott videoalkalmazásokra. Mind több vállalatnál ismerik fel, hogy az egységes kommunikáció költséghatékony támogatást nyújthat a vállalaton belüli oktatásban, különösen akkor, amikor a képzésben részt vevő munkatársak különböző telephelyeken tartózkodnak.

Több telephely, elosztott architektúra

Az Enterprise Group tapasztalata szerint a hazai nagyvállalatoknál jellemzően 6-8 éves TDM-IP (time division multiplexing-internet protocol), tehát a hagyományos és az új technológiát ötvöző, vegyes képességű telefonalközpontok működnek. A több telephelyes vállalatok telefonrendszereik tervezésénél előnyben részesítik az elosztott architektúrát. Ilyenkor a földrajzilag egymástól távol lévő egységek között olyan hálózati összeköttetéseket alakítanak ki, amelyek lehetővé teszik, hogy a munkatársak a belső hálózaton ingyenesen tudjanak kommunikálni.

A szolgáltatásokat az elmúlt években a hang- és faxpostaigény jellemezte, míg napjainkban a bővülés az ügyfélszolgálati feladatokat ellátó call center megoldásoknál, valamint a softphone és IP telefon alkalmazásoknál tapasztalható. A vállalati kommunikációban zajló paradigmaváltást jelző öt új irány – a már említett korlátlan mobilitás, új generációs felhasználói élmény, közösségi média, felhőszolgáltatások és rugalmas telepítési lehetőségek – közül a magyarországi iparvállalatok körében leginkább a rugalmas telepítési lehetőségek és a mobil megoldások iránti igény erősödése figyelhető meg.

Minél jobban kitolnák a teljes cserét

– Az iparvállalatok körében azt tapasztaljuk, hogy mind a mobilitási igény, mind a TDM technológiáról az IP-alapú kommunikációra történő átállás lassabb ütemű, mint más szektorok, például a banki vagy a szolgáltatói szektor esetén. Az elmúlt négy évben jellemzőbb volt a meglévő telekommunikációs rendszerek kisebb bővítése, esetleg a szoftver frissítése, szemben a teljes infrastrukturális cserével. A vállalatok ezekkel a módszerekkel próbálják meg meglévő rendszereik élettartamát meghosszabbítani, és a teljes rekonstrukciót későbbre halasztani – mutat rá Orbán Előd.

Mindazonáltal egyszer csak eljön az az idő, amikor a meglévő kommunikációs eszközök életciklusa tovább már nem növelhető, és elkerülhetetlen a váltás. A rekonstrukció során ma már minden esetben felmerül az áttérés az IP-alapú kommunikációra. Ilyenkor a meglévő hang- és faxposta iránti igényen kívül jellemzően megjelenik az otthoni munkavégzést (home office) a korábbi megoldásoknál nagyobb mértékben támogató softphone, mobilmellék, valamint csetfunkciók alkalmazása.

Ezen elemek integráns részei az egységes kommunikációnak. Figyelemre méltó, hogy azok a vállalatok, amelyek széles körben alkalmazzák az egységes kommunikációt, egyre nagyobb súlyt fektetnek a rugalmas munkavégzés, valamint a részmunkaidős foglalkoztatás támogatására.

A költségek alakulása

Noha egy korszerű, egységes kommunikációs rendszer bevezetése természetesen komoly befektetés a vállalatok részéről, az új szolgáltatások mellett a kommunikációs költségek várható alakulása is döntő szempont a beruházás támogatása mellett. A teljes körű IP-alapú telekommunikációs megoldások és az egységes kommunikáció elemeinek mind szélesebb körű alkalmazásával csökkennek a távolsági beszélgetések költségei, mivel a földrajzilag egymástól távol lévő irodák között, illetve távmunka esetén az irodák és a munkatársak otthona között a vállalat saját, belső hálózatán indítják a hívásokat.

Ezen túlmenően – a mellékállomások áthelyezése és módosítása kapcsán – az üzemeltetési költségek is lényegesen alacsonyabbak. A szakértő szerint arról sem szabad megfeledkezni, hogy az egységes kommunikációs rendszer bevezetésével egyszerűsödnek az üzemeltetési feladatok, így a korábbi üzemeltetői létszám – feladatoktól függően – csökkenthető, vagy az üzemeltetés alól felszabaduló munkatársak más, IT-alapú belső szolgáltatás nyújtására vehetők igénybe.