hirdetés
hirdetés

Digitális transzformáció

A dokumentumok kezelése mindennapos frusztráció az irodában

A hibrid munkavégzés elterjedésével a dokumentumkezelésben is felgyorsult a digitális átalakulás. A legtöbb munkahelyen vegyesen, papíralapon és digitálisan is kezelik a különböző dokumentumokat, a vállalkozások 11,5 százalékánál pedig csak papíralapú a teljes folyamat. A Canon Hungária Kft. online felméréséből megtudtuk a hazai dokumentumkezelési szokásokat és elvárásokat.

hirdetés

Az elmúlt időszakban sok munkahelyen most először jelentek meg olyan fogalmak mint a hibrid- vagy éppen a távmunka, amelyhez a digitális megoldásoknak is nagyon rövid idő alatt alkalmazkodnia kellett. Közben a vállalkozások továbbra is számos kihívással találkoznak mindennapokban a dokumentumok kezelésével kapcsolatban, legyen szó akár az archiválási folyamatokról, a GDPR-kompatibilis adatkezelésről vagy éppen egy korábbi papíralapú szerződés előkereséséről. A Canon online felmérésének célja az volt, hogy feltérképezze a szokásokat, a legnagyobb problémákat és legfontosabb elvárásokat a dokumentumkezelés területén.

Papír kontra digitális

A járvány hatására a legtöbb esetben nem változott az eszközhasználat a dokumentumok kezelése során. A válaszadók többsége, közel 70 százalék naponta minimum egyszer, de 17 százalék is legalább hetente használ nyomtatót, fénymásolót vagy szkennert a különböző munkafolyamatok során. A legtöbb munkahelyen a mai napig vegyesen, tehát papíralapon és digitálisan is kezelik a különböző dokumentumokat (76 százalék). A kitöltők több mint 12 százalékánál már tisztán digitális formában, 11,5 százaléknál viszont még mindig csak papíralapon történik a dokumentumkezelés. A felmérés kitért a fenntarthatóság kérdésére is: ez alapján a válaszadók közel 90 százaléka tartja fontosnak az észszerű papírhasználatot és az energiahatékony munkafolyamatok kialakítását.

Az elveszett dokumentum a legnagyobb frusztráció

A válaszadók számára legtöbbször a papíralapú dokumentumok okoznak fejtörést: 41 százalék a nem digitalizált dokumentumok elvesztését, valamint a korábbi dokumentumok közötti nehéz kereshetőséget és az ebből származó bosszúságot emelte ki legnagyobb hátrányként a mindennapi munkavégzés során. A második legnagyobb probléma, hogy a dokumentumok kezelése rengeteg időt vesz el (36 százalék) főként akkor, ha ezeket vegyesen, tehát digitálisan, illetve papíralapon is archiválni vagy tárolni kell, és a munkatársaknak egy nem felhasználóbarát rendszerben kell dolgozniuk. A felmérésben résztvevők közel 20 százaléka pedig kifejezetten a dokumentumkezelő eszközök nem megfelelő működését és hiányos funkcionalitását jelölte meg problémaként, valamint, hogy a kollégák ezért nem tudják zökkenőmentesen kezelni az eszközöket.

„A technológia legfontosabb szerepe, hogy hatékonyan segítse a munkát és ne akadályozza. Egy jó dokumentumkezelő rendszernek is olyannak kell lennie mintha egy digitális asszisztensünk lenne. A könnyű kezelhetőség, a különböző iparágak igényeinek megfelelő funkcionalitás, az egyszerű integrálhatóság, valamint a könnyű kereshetőség mind olyan tulajdonságok, amelyek nélkülözhetetlenek a mindennapi dokumentumkezelésben. A felmérés megmutatta, hogy a kis- és középvállalkozásoknál bőven van még lehetőség a fejlődésre, ezért segítünk nekik megtalálni a hozzájuk illő megoldásokat. Így növelhetik a hatékonyságot, csökken a hibalehetőség, és a kollégák az igazán fontos feladatokra koncentrálhatnak” – mondta Winkler Zsolt, a Canon Hungaria B2B marketing vezetője.

Megbízhatóság, gyorsaság és hibrid funkciók

Nem meglepetés, hogy a válaszadók többsége a hatékonyságot, megbízhatóságot tartja fontosnak, de az igen, hogy a GDPR szabályoknak megfelelő adatkezelés, mint fontos szempont, csak keveseknél (10 százalék) merül fel, ha a dokumentumkezelésről van szó. Sokkal többen (26 százalék) jelölték meg– valószínűleg a közelmúlt történései miatt is – a hibrid munkavégzéssel kapcsolatos funkciókat, tehát hogy a rendszerek távmunka során is kifogástalanul működjenek.

Új dokumentumkezelő rendszer bevezetése esetén pedig a legfontosabb szempontok a könnyű kezelhetőség és felhasználóbarát rendszer (38 százalék), az integrálhatóság a már meglévő rendszerekkel (30 százalék), valamint a költséghatékonyság (8,5 százalék).

(forrás: Canon/GyártásTrend)
hirdetés
Ha hozzá kíván szólni, jelentkezzen be!
 
hirdetés
hirdetés
hirdetés

Kiadónk társoldalai

hirdetés