Az angol Bernard Matthews cégcsoport tulajdonában lévő Sága Foods Zrt. az elmúlt években az informatikai rendszerek függőségét, központi irányítását tekintve nagyrészt elszakadt az anyavállalattól. A magyarországi leányvállalat kijelölhette saját informatikai irányvonalát, és ennek megfelelően alakíthatta IT rendszereit. Manapság ez meglehetősen ritka jelenség, hiszen a nagy nemzetközi vállalatok többségénél az IT rendszerek és szervezetek központosítása a jellemző. Vajon mi áll a Ságánál követett gyakorlat hátterében, és hogyan bonyolították/bonyolítják le az informatikai fejlesztéseket? A kérdésekre Takács Gábor, a vállalat informatikai vezetője válaszolt.

IT-stratégia a hazai piacra

Miután a Bernard Matthews megvásárolta a Ságát, a kétezres évek környékén a vállalatnál nagyobb, a központi irányelveknek megfelelő informatikai beruházások történtek. A modernizálás során strukturált vállalati hálózatot építettek ki, megteremtették a telephelyek közötti kapcsolatokat, vállalatirányítási és pénzügyi rendszert vezettek be. Minden ugyanarra a sémára készült, mint az anyavállalatnál. A hazai leányvállalat éveken keresztül élvezte a központosított informatika előnyeit (átlátható, átjárható rendszer, gyors és egyszerű hozzáférés a központosított információkhoz stb.), ám a nyugat-európai és a magyar piac egyre több eltérő vonást mutatott.

Egy idő után ez oda vezetett, hogy a hazai piac teljesen más reakciókat kívánt egy élelmiszer-ipari vállalattól, mint a stabilabb gazdasági környezet az anyavállalattól. Egyre világosabbá vált, hogy az élesedő versenyben csak a rendkívül rugalmasan működő vállalatok képesek fennmaradni és nyereséget termelni. Ez a felismerés vezetett oda, hogy a Ságánál megpróbáltak egy saját elgondolásokra és eszközökre épülő informatikai stratégiát kialakítani, majd e stratégia mentén fogtak az IT rendszerek modernizálásába, újraépítésébe.

Első lépés: levelezés a felhőből

Az informatikai fejlesztések új stratégiáját három évvel ezelőtt kezdték el kidolgozni a Ságánál. A munka során arra törekedtek, hogy az IT stratégia összhangban legyen a vállalat gazdasági stratégiájával. Ez – Takács Gábor elmondása szerint – sikerült. A kiinduló helyzet nem volt túl rózsás, hiszen a kétezres évek környékén a nagy, központi fejlesztések során telepített rendszerek addigra elavultak. Sem a számítógépek, sem a rajtuk futó alkalmazások nem feleltek meg a kor kihívásainak.

A három évre szóló informatikai stratégiában világosan meghatározták a feladatokat, illetve megnevezték azokat a modernizációkat, amelyek a gazdasági terület munkájának támogatásához nélkülözhetetlenek. Fontos szempont volt a tervezésnél, hogy csak ott, illetve csak annyi pénzt költsenek, ahol és amennyi feltétlenül szükséges. A feladatok adottak voltak, az eszközök nem, ezért körültekintő munkát igényelt, hogy megtalálják a legjobban illeszkedő informatikai eszközöket, illetve pénzügyi konstrukciót.

A versenyképesség fenntartásához a vállalatnak olyan lehetőségek után kellett kutatni, amelyek a lehető legkevésbé érintik a forgótőkét. Kialakítottak egyfajta prioritási sorrendet. Egyrészt az ésszerűség mentén haladtak, másrészt azt vizsgálták, hogy a pénzügyi források miként engedik meg a feladatok végrehajtását. Így jutottak el oda, hogy elsőként felhőalapú levelezési és csoportmunka-szolgáltatást vezettek be. Ennek már több mint két éve, a szolgáltatás azóta is jól működik. Kiderült, hogy olyan költséghatékony megoldást sikerült választani, amely három hónap alatt látványos változást hozott mind a vállalaton belüli, mind a külső partnerekkel folytatott kapcsolatok minőségében. Ráadásul mindezt beruházások nélkül tudták megtenni.

– A felhőszolgáltatás bevezetése egy vállalatnál mindig nehéz döntés. Alapvető, hogy a vállalatvezetőség megértse a kockázatokat, és felkészüljön azok kezelésére. A Ságánál tisztában vagyunk vele, hogy mi hogyan működik, illetve kinek mi a felelőssége – hangsúlyozza Takács Gábor. A vállalat hosszabb távú terveiben szerepel, hogy más területeken is kihasználja a felhőszolgáltatások előnyeit és költséghatékonyságát. Alapvetően privát felhőben gondolkoznak, ami jó szolgálatot tehet olyan esetekben is, amikor valamilyen erőforrásra, például egy szoftvereszközre csak időszakosan van szüksége a vállalatnak.

Eszközbérleti szerződések – egy szolgáltatótól

A felhőalapú levelezőrendszer bevezetését a hardvereszközök fejlesztése követte. Itt is meghatározó szempont volt a költséghatékonyság. Az Invitel eszközbérleti szolgáltatásával először a szerverpark-modernizációt és a virtualizációt oldották meg. A szerződés értelmében az Invitel rugalmasan alkalmazkodik a Sága igényeinek változásához. Tanulságokkal szolgálhat, hogy miként esett a Sága választása az Invitelre.

– Talán meglepő, de nem volt igazi verseny. Megkerestünk több társaságot is, de az Invitel volt az egyetlen IT szolgáltató, amely hajlandó volt hosszú hónapokat eltölteni beszélgetéssel, közös gondolkodással. Részletesen elénk tárták, hogy milyen lehetőségek közül választhatunk. Együtt próbáltuk meg kitalálni, hogy a legnagyobb rugalmasság, de a legkisebb beruházás igénye mellett milyen konstrukció és szolgáltatási szint lenne a leginkább megfelelő a számunkra – fogalmaz Takács Gábor.

A szerverek korszerűsítését a területi képviselők hardvereszközeinek cseréje követte. Kiemelten fontos, hogy nagy megterhelésnek kitett eszközökről van szó, hiszen azokat a munkatársak nap mint nap autóban, üzletekben használják. A kínálat feltérképezése után táblagépekre esett a választás. Ismét a bérleti konstrukció mellett döntöttek, és ismét az Invitellel szerződtek. Meghatározó szempont volt, hogy a gyors technológiai fejlődést követni tudják, azaz a munkatársak folyamatosan megújuló eszközparkkal dolgozhassanak. Az Invitel vállalta a feltételeket.

A hardverpark korszerűsítésének harmadik lépéseként tavaly az asztali számítógépek, a notebookok és a vékonykliensek kerültek sorra. Itt is bérleti konstrukcióban gondolkoztak, és versenyt írtak ki. Több szolgáltató pályázott, de végül az Invitel ajánlatának árazása bizonyult a legkedvezőbbnek. A Sága és az Invitel közötti eszközbérleti szerződések többsége hároméves, de vannak közöttük két- és egyéves megállapodások is.

Nagy sávszélesség, megbízható adatkapcsolat

Ahhoz, hogy az informatikai rendszerek igazán hatékonyan tudják támogatni az üzleti tevékenységet, nagy sebességű és jó minőségű, megbízható adatkapcsolatokra is szükség van. A korábbi években sok problémát okozott a Ságának, hogy a Budapesten dolgozó kollégák viszonylag kis sávszélességű bérelt vonallal kapcsolódtak a vállalati hálózathoz. Ez komoly gondot jelentett, hiszen jellemzően nagy mennyiségű kereskedelmi adatokkal dolgoztak, és azokat mozgatni is kellett.

A modernizálás egyik fő szempontja tehát az volt, hogy az adatkommunikációs hálózat hatékonyan támogassa a budapesti csapat munkáját. Versenyt írtak ki, majd megváltak korábbi szolgáltatójuktól, és az Invitelt választották. Olyan nagy sávszélességű bérelt vonali kapcsolatot építettek ki két telephely között, hogy a Budapesten dolgozók ma úgy érzik, mintha Sárváron lennének. Emellett az internetkapcsolat sávszélessége és rendelkezésre állása is nagymértékben megnőtt, mégpedig úgy, hogy a ráfordított összeg nem változott.

– Az adatszolgáltatási szerződést megpróbáltuk összhangba hozni jövőbeli terveinkkel, nevezetesen azzal, hogy további felhőszolgáltatásokat szeretnénk majd igénybe venni, valamint a belső szolgáltatások egy részét is kihelyeznénk privát felhőbe. Mindennek előfeltétele a megbízható és nagy sávszélességű internetkapcsolat – mutat rá Takács Gábor.

Átcsoportosított milliók

Fontos kérdés, hogy vajon mekkora, illetve milyen előnyökkel jár, ha a vállalat a saját tulajdonú, egyszeri beruházással megvásárolt informatikai eszközparkról bérleti konstrukcióra tér át. A Sága Foods informatikai vezetője nem tud olyan számadatot mondani, hogy a váltással pontosan mekkora összeget takarítottak meg. Azt azonban meg tudja mondani, hogy mekkora összeget nem vontak ki a vállalati forgótőkéből.

Az elmúlt három évben végzett informatikai modernizáció során összességében valahol az 50 és a 100 millió forint között mozgott az az összeg, amelyet a vállalat informatikai beruházások helyett az üzlet- és a gyártásfejlesztésre tudott fordítani, és ezzel növelte versenyképességét. E tendencia folytatásaként a jövőben is elmaradhatnak az informatikai beruházások, és az így felszabaduló pénz a Sága alaptevékenységére fordítható.

Takács Gábor szerint a bérleti konstrukciónak az is fontos hozadéka, hogy kiegyensúlyozottá vált a Sága korábbi, meglehetősen hektikus IT költségvetése. Annak idején voltak viszonylag hosszú, 5-7 éves időszakok, amikor sorra öregedtek el a rendszerek, és így elengedhetetlenné vált a cseréjük. Ilyenkor egy összegben kellett fizetni, azaz a vállalatnak hirtelen kellett előteremtenie a beruházásokhoz szükséges pénzt.

Ehelyett most olyan, hosszú távra szóló, naprakész infrastruktúrát sikerült kialakítani, amelynek akár dolgozói szintre lebontva tervezhető a havi költsége. Az informatika tehát stabil ponttá vált mind a szolgáltatási szintet, mind a költségeket tekintve, és ez nagyban hozzájárul az egész vállalat tervezhető, kiegyensúlyozott működéséhez. A Sága informatikai modernizációjának következő lépése a vállalatirányítási rendszer cseréje.

Jelenleg egy régi, Magyarországon már nem használt rendszerrel dolgoznak, ami ugyan kiválóan működik, ám eljárt felette az idő, és egyre több a támogatási probléma. Az új ERP rendszer kiválasztásakor meghatározó szempont lesz, hogy a Sága iparág-specifikus folyamatait egy rendszerben tudja menedzselni, és ezáltal tovább növelje a vállalat hatékonyságát.