hirdetés
hirdetés

Vállalatirányítás

Robotika az irodában

Az adminisztratív folyamatokban rejlő tartalékok kiaknázása és valódi fejlesztése egyre inkább előtérbe kerül a hatékonyságot számos esetben nem befolyásoló egyszerű költségcsökkentés helyett.

hirdetés

A termelővállalatok hatékonyságnövelésének fókuszában eddig a termelési és a termelést közvetlenül támogató folyamatok álltak. Az adminisztratív folyamatok költségeinek csökkentésére irányuló törekvések jellemzően kimerültek a kiszervezésben (például bérszámfejtés), amivel hatékonyabb nem feltétlen lett a folyamat. A háttérfolyamatokban rejlő tartalékok kiaknázása és valódi fejlesztése egyre inkább előtérbe kerül, hiszen ezeknek a folyamatoknak az üzemeltetése a gyártóvállalatok költségeinek 5-25 százalékát is kitehetik, mindemellett komoly tényezői lehetnek a termelési folyamat sikerességének – gondoljunk csak a beszerzési vagy a toborzási folyamatok gyorsaságára, eredményességére, vagy a rögzített adatok pontosságára.

Az irodai folyamatok automatizálásának korlátai

Az irodai folyamatok fejlesztésére kézenfekvő megoldásnak tűnik az automatizálás. Annak ellenére, hogy rengeteget fejlődött az IT-projektek kivitelezésének módszertana, a felhasználói (vevői) igények szempontjából az automatizálás hagyományos megközelítése még mindig

rugalmatlan: a kivitelezéshez és a későbbi módosításokhoz speciális IT-tudásra van szükség, ami rendszerint szűk keresztmetszet. Ráadásul a felhasználói igények gyakran változnak, hogy kövessék a külső és belső környezet állandó mozgását (például szervezeti változások, törvényi előírások).

lassú: hosszú hónapokba telik mire úgy működik a rendszer, ahogy szeretnénk, nagyrészt a rugalmatlanságból adódóan.

specifikus: egy vagy csak néhány folyamat és tevékenység automatizálására fókuszál a bevezetett megoldás (például számlakezelés, munkaidő-nyilvántartás). Ha a vállalat összes folyamatát szeretnénk automatizálni, sok különböző megoldásra van szükségünk.

drága: a rugalmatlanság és specifikusság következtében a teljes életciklusra vetítve a módosítási és üzemeltetési költségek jelentősek lehetnek.

A támogató területekre nehezedő hatékonyságnövelési nyomás és a hagyományos automatizálási megközelítés korlátai miatt jelentős energiát pazarolhat a vállalat a szűkös anyagi és emberi erőforrásokért folytatott versengésre és a belső érdekellentétek feloldására. Mindemellett gyakran esnek a vállalatok abba a hibába, hogy az adminisztratív folyamatok standardizálása és egyszerűsítése nélkül automatizálnak, így sok felesleges lépést lefejlesztetnek, indokolatlanul tovább növelve az automatizálás költségét és idejét.

Felmerülhet a kérdés, hogy akkor ne automatizáljunk? De igen, csak más megközelítéssel. A kulcsszó a rugalmas változtathatóság és univerzalitás.

Paradigmaváltás az irodai folyamatok automatizálásban

Valójában egy olyan rendszerre van szükségünk, amelyet az üzleti felhasználók maguk tudnak „programozni”, bármelyik folyamatukat/tevékenységüket automatizálhatják vele, és gyorsan, pár nap alatt be lehet vezetni az új fejlesztéseket. Mindezt úgy, hogy a vállalat folyamatai standardok maradjanak, és a rendszer megfeleljen az IT-követelményeknek.

De hogyan lehet az üzleti felhasználókat – akik nem IT-sok – megtanítani programozni? A válasz egyszerű: sehogy. Nem a felhasználóknak kell változni, hanem az alkalmazott szoftvernek kell elég okosnak lennie ahhoz, hogy megtanulja, amit a felhasználó szeretne automatizálni.

Robotic Process Automation (RPA) – robotok az irodában

Az Institute for Robotic Process Automation megfogalmazása szerint az olyan technológia alkalmazását, amelyet a vállalat bármely dolgozója tud konfigurálni, hogy az képes legyen a kívánt műveletet elvégezni, Robotic Process Automationnek nevezzük. Nem elsősorban fizikai robotokra kell gondulnunk, hanem szoftverekre.

Míg a kognitív tanulási képességgel és mesterséges intelligenciával rendelkező szoftverek korszaka éppen hogy csak elkezdődött, addig az RPA szoftverek már több mint 10 éve jelen vannak. Kiforrott technológiáról beszélünk, amelynek alkalmazása még mindig rengeteg lehetőséget rejt.

Nem elsősorban fizikai robotokra kell gondulnunk, hanem szoftverekre (forrás: Shutterstock)
Nem elsősorban fizikai robotokra kell gondulnunk, hanem szoftverekre (forrás: Shutterstock)

Alapvetően két fajta RPA megoldással lehet találkozni.

Folyamatot automatizáló: a folyamat lépései közötti útvonalat (workflow) definiálja, és meghatározott szabályrendszert követve mozgatja az adatot, dokumentumot stb. a felhasználók között. Egyszerűen megrajzoljuk egy folyamatábrában, hogy hogyan működjön a folyamat, és készen is vagyunk. Előnye, hogy könnyen és gyorsan lehet standardizálni és módosítani a folyamatot, állandóan nyomon lehet követni annak teljesítményét, könnyű azonosítani az esetlegesen „beragadt” tételeket. Hátránya, hogy magát a tevékenységet, amelyet a felhasználó végez, nem érinti.

Tevékenységet automatizáló: a teljes folyamaton belül a felhasználó által elvégzett tevékenység automatizálására fókuszál. A felhasználó megmutatja a szoftvernek, hogy ő mit és hogyan csinál, a szoftver megjegyzi, és repetitív módon megismétli azt, amikor csak szeretnénk. Előnye, hogy a leginkább munkaigényes tevékenységeket automatizálja a felhasználó szemszögéből nézve. Hátránya, hogy a folyamatot nem standardizálja, illetve nem ad rálátást a teljes folyamat teljesítményére.

A piacon elérhető megoldásokat tovább csoportosíthatjuk más rendszerekkel való függőségi viszonyuk szerint.

Platformfüggő (például SAP): adott rendszerhez kapcsolódó tevékenységet és/vagy folyamatot automatizál. Előnye, hogy speciális funkciókkal is el lehet látni (például előzetes ellenőrzés, nagy mennyiségű adatletöltés), és nem kell külön IT-erőforrás, hogy az adott rendszerrel összekössük.

Platformfüggetlen: szinte bármelyik rendszerhez kapcsolódó tevékenységet vagy folyamatot automatizál. A platformfüggetlen folyamatautomatizálók hátránya, hogy össze kell kapcsolni a cél- és a forrásrendszerekkel, ami általában IT-erőforrást igényel. A tevékenységautomatizáló platformfüggetlen megoldások hátránya, hogy a kimutatásokhoz, riportok elkészítéséhez szükséges nagy mennyiségű adatok kinyerésére nehezen alkalmazhatók.

A Winshuttle kombinálja a fenti képességek nagy részét. Egyszerre kínál platformfüggetlen folyamatautomatizálást és SAP-hoz kapcsolódó tevékenységautomatizálást úgy, hogy az üzleti felhasználók kezébe adja a fejlesztés lehetőségét az IT-kontrollok megtartása mellett, az SAP teljesítményének negatív befolyásolása nélkül. Számos olyan funkcióval rendelkezik, amelyek tovább könnyítik a felhasználók munkáját.

Az SAP-n kívül könnyen összeköthető más rendszerekkel is, és mivel Magyarországon a vállalatirányítási rendszert (ERP-t) használók jelentős része SAP-t használ, így a legtöbb hazai vállalat számára teljeskörű irodai automatizálási megoldást képes kínálni.

hirdetés
Ha hozzá kíván szólni, jelentkezzen be!
 
hirdetés
hirdetés
hirdetés
hirdetés