hirdetés
hirdetés

Projektmenedzsment

Tervezni kell!

Mindenki tervez: a háziasszony, a kőműves, az orvos, a mérnök. Ki fejben, ki papíron, az élet minden területén. Mégis, az utóbbi évtizedekben pont a legfontosabb területeken a tervezés indokolatlanul és veszélyesen háttérbe szorult (vagy háttérbe szorították) ironikus módon azokra a projektérdekekre hivatkozva, amelyek aztán a leginkább kárát szenvedik a hiánynak.

hirdetés

Az élet legalapvetőbb cselekménysorait is megtervezzük, anélkül, hogy ez tudatosulna bennünk, pedig amit teszünk, éppen olyan triviális, mint ahogy egy sötét szobába belépve villanyt kapcsolunk. Azonban a mérnökkollégák, akik nem kizárólag szériaberendezések szállításában érdekeltek, hanem ezekből vagy teljesen egyedi elemekből épülő rendszerekkel dolgoznak, számtalanszor találkoznak a problémával: az ügyfél ajánlatot kér egy probléma megoldására, azonban amikor felmerül a terv, mint az ajánlat egzakt műszaki alapját képező dokumentum elkészítésének kérdése, a mérnök és a beruházó között elindul egy sok esetben meddő és alapvetően paradox helyzeten alapuló vita.

Meddő vita paradox helyzetben

Meddő, mert a mérnök – a szituációból adódóan – kiszolgáltatott, emiatt általában belemegy az egyébként elveivel szöges ellentétben álló, pontos adatokat nélkülöző állásfoglalásokba, és paradox, mert ezen szituáció az azt költségoptimalizáció címén kikényszerítő ügyfél számára legalább ugyanannyira hátrányos, ha nem hátrányosabb a végeredmény szempontjából.

Vannak a műszaki ágazatoknak olyan területei, ahol a tervezés mindenki számára evidens. Ha valaki házat épít, fel sem merül, hogy építési tervre ne lenne szükség, azonban ugyanennek a háznak a villamos vagy infokommunikációs rendszerének tervezésére már sokszor nem is gondolnak. Sajnos ez a tendencia figyelhető meg az ipari folyamatvezérlő, továbbá az ipar 4.0 térnyerése miatt egyre elterjedtebb adatgyűjtő és információs hálózatok esetében is, és már az is üdvözítő kivételnek számít, ha az ügyfél az elkészült rendszer megvalósulási dokumentációjára igényt formál, ad absurdum ennek elkészítését tudatosan beáraztatja.

A korábban divatos, mára egyes területeken szükséges feltételként támasztott minőségbiztosítási, minőségirányítási rendszerek jól megfogalmazzák azon mérföldköveket, amelyek mentén egy mérnök egy adott projekt megvalósítása során halad, azonban ezen rendszerek sokszor téves értelmezése, implementációja, esetleges figyelmen kívül hagyása vagy nem adekvát alkalmazása, az alkalmazáshoz szükséges tudás hiánya, illetve az ezek indukálta, mérnöki oldalról tapasztalt merev elzárkózás használhatatlanná teszi őket.

Párbeszéd az érintettek között

A tervezés technológiai folyamat, méghozzá az egyik legfontosabb, amellyel egy projekt során az abban résztvevők találkoznak. Kiemelten fontos, mert ennek hiánya vagy nem megfelelő prioritással és szakmai hozzáértéssel történő kezelése jó esetben csak költségesebbé és időigényesebbé teszi, rosszabb esetben pedig eleve kudarcra ítéli a munkát, nem ritkán az eredetileg szükséges idő- és/vagy anyagi ráfordítás többszörösével terhelve meg a projektet.

A tervezés rákényszeríti a résztvevőket, hogy mindenki a saját területét figyelembe véve gondolja végig az előtte álló feladatot, fogalmazza meg a teendőit, elképzeléseit, kétségeit, dilemmáit, mutassa be annak aspektusait, érveljen azok megfelelősége mellett. A tervezési folyamat során párbeszéd jön létre a projektben résztvevők között, melynek során összehangolhatóvá válik a vezetés magasabb kihozatalt célzó törekvése, a sori operátor könnyebb kezelhetőség iránti igénye, és a mérnökökön keresztül a műszaki háttér ezek kielégítéséhez szükséges kialakítása.

Tervezési lépések és célok

A koncepcióterv rendezett keretek között teszi lehetővé a beruházó számára, hogy nagy vonalakban átgondolja, megfogalmazza és összefoglalja igényeit, amire a még jó gyakorlatok hiányában szenvedő ipar 4.0 térnyerése miatt egyre inkább szükség van. A koncepcióterv továbbá platformot biztosít a tervező számára, hogy javaslatot tegyen a lehetséges megoldásokra, bemutassa ezek előnyeit, esetleges hátrányait, valamint hogy a nagyságrendi költség- és időráfordítást megbecsülje – beleértve a részletes tervdokumentáció kidolgozásának költségeit is –, így az ügyfélnek módjában áll mérlegelni, hogy az adott beruházás várhatóan milyen pénzügyi és egyéb tehertételekkel, elkötelezettségekkel jár majd, vizsgálhatja azt megtérülési idő szempontjából, ezáltal felelősen dönthet annak szükségességéről.

Forrás: Com-Forth
Forrás: Com-Forth
A kiviteli terv, a műszaki leírás és a költségvetés biztosítja, hogy az adott projekten minden résztvevő pontosan ugyanazt értse, a cégvezetőtől a projektmenedzseren keresztül a kivitelezésre árajánlatot adó szakkivitelező cégekig. Egységes, direktívákon és számokon alapuló igényt fogalmaz meg, amely az összehasonlítható és versenyeztethető ajánlatadási folyamat alapvető feltétele. A kivitelezés folyamán útmutatóként szolgál, segít a pénzügyi és logisztikai ütemezésben, valamint háttérdokumentum a felek vitás kérdéseinek rendezéséhez.

A megvalósulási terv az a dokumentum, amelyet a laikusok „terv”-ként aposztrofálnak. Ideális – a valóságban nem létező – esetben ennek tartalma megegyezik a kiviteli tervével, a gyakorlatban leköveti és összefoglalva tartalmazza azon eltéréseket, amelyek a projekt megvalósítása során az eredetileg tervezett állapothoz képest felmerültek. Ilyen eltérés lehet egy megváltozott igény, egy előre nem látható okból módosult kiviteli megoldás vagy akár egyes részek elhagyása, kiváltása. A legfontosabb célja azonban mindenkor a rendszer aktuális állapotának reprezentációja. Dokumentum, amely ugyanúgy alapot szolgáltat egy esetleges hiba diagnosztizálásához és javításához, mint egy későbbi bővítéshez. Dokumentum, amelynek megléte vagy épp hiánya egy krízisszituációban milliókat jelenthet közvetlen vagy közvetett költségként.

Tervezni tehát kell! Minden projektjét felelősen kezelő mérnöknek, menedzsernek és cégvezetőnek.

Hóringer Tamás, Com-Forth
a szerző cikkei

hirdetés
Ha hozzá kíván szólni, jelentkezzen be!
 
hirdetés
hirdetés
hirdetés
hirdetés