hirdetés
hirdetés

Vállalatirányítás

Váltás előtt a Dreher vállalatirányítási rendszere

A jövőben is SAP vállalatirányítási rendszer működik a Dreher Sörgyárak Zrt.-nél, ám mégis számottevő változás előtt áll a kőbányai sörgyár. Az átállás meglehetősen bonyolult folyamat, a projekt előkészítése hamarosan elkezdődik.

hirdetés

Általánosságban elmondható, hogy a különböző területeken működő üzemek gyártási folyamatai nem térnek el egymástól jelentősen. Természetesen egy autógyárban mások az összetevők és az átfutási idők, mint például egy sörgyárban vagy egy tejüzemben, de az alapvető folyamatok minden helyen megtalálhatók. Akárcsak egy sörgyárban. Magyarországon, az SABMiller nemzetközi cégcsoporthoz tartozó Dreher Sörgyárak Zrt.-nél sem speciálisak a gyártási folyamatok, ám az azt követő logisztika és értékesítés lényegesen bonyolultabb, mint sok más iparvállalatnál.

Ez egyrészt köszönhető annak, hogy a sör jövedéki termék, másrészt pedig a magyar piac sajátosságából adódik. A kőbányai üzem alapvetően a hazai piacra termel, és nagyszámú szerződéses partnerrel (étteremmel, hipermarkettel, nagykereskedéssel stb.) áll kapcsolatban, de igény esetén (ha például egy külföldi sörgyár kapacitásproblémákkal küzd) exportra is gyárt. A Dreher gyakorlatilag az alapanyag beérkezésétől kezdve az értékesítésig átfogja a teljes láncolatot.

A Dreher Sörgyárak Zrt.-nél sem speciálisak a gyártási folyamatok, ám az azt követő logisztika és értékesítés lényegesen bonyolultabb, mint sok más iparvállalatnál
A Dreher Sörgyárak Zrt.-nél sem speciálisak a gyártási folyamatok, ám az azt követő logisztika és értékesítés lényegesen bonyolultabb, mint sok más iparvállalatnál

E bonyolult folyamatok zökkenőmentes működéséről – 1998 óta – SAP vállalatirányítási rendszer gondoskodik. Ma a folyamatok jelentős része erre a rendszerre épül. Az SAP-ben működik – többek között – az alapanyagok megrendelése, maga a termelési folyamat, a logisztika, az értékesítés, a jelentéskészítés és a pénzügy. Emellett természetesen megtalálhatók egyéb jellegű, egy-egy kisebb területet lefedő alkalmazások is.

Jön a csoportszintű, központi SAP rendszer

Az ERP rendszer, amely már 15 éve szolgálja a sörgyárat, természetesen időről időre új modulokkal egészült ki, új elemekkel bővült. Az évek során folyamatosan vizsgálták az üzleti folyamatokat, hogy miként lehetne azokat hatékonyabbá tenni. Bizonyos területeken – a vállalatirányítási rendszer módosításaival szinkronban – sikerült is előrelépniük, ám még mindig vannak olyan folyamatok, amelyek a múltban gyökereznek, és változtatásra szorulnak. A továbblépés azonban – a tulajdonos döntése értelmében – más módon történik: rövidesen Magyarországra is megérkezik az SABMiller központi SAP rendszere.

Az SABMiller cégcsoport leányvállalatainak többségében korábban is SAP vállalatirányítási rendszer működött. Jóllehet a gyártó azonos, az egyes gyárak rendszerei gyakorlatilag önálló, egymástól független alkalmazások. Ez a helyzet azonban változóban van: az SABMiller – a leányvállalatok igényeinek kiszolgálására – központi SAP rendszert vezet be. A projekt már több országban elindult, némelyikben le is zárult, rövidesen a Dreher is csatlakozni fog a rendszerhez.

– Meglévő ERP rendszerünk további fejlesztésének ideje lejárt, most az a feladatunk, hogy felkészüljünk a központi SAP rendszer bevezetésére. Az átállás már több országban megtörtént, illetve folyamatban van, a rendszerek jól működnek, tehát bizonyították a lépés helyességét. Mindazonáltal tisztában vagyunk vele, hogy a váltás jócskán felbolygatja az életünket. Óriási lesz a változás, de az előttünk járók példája azt bizonyítja, hogy megéri. Természetesen nagyon sok múlik az alapos, átgondolt felkészülésen – fogalmaz Szaniszló Tamás, a Dreher Sörgyárak Zrt. informatikai vezetője.

Fontos a gondos előkészítés

Az átállás sikerének egyik kulcstényezője, hogy pontosan tudják: honnan hova kell eljutni. A saját, működő rendszer minden részletében ismert, a legfontosabb feladat a jövendő, központi rendszer mélyreható megismerése. Mivel nem a Dreher a központi rendszer első felhasználója, van kihez fordulni. Már megkezdték a párbeszédet a Magyarország előtt járókkal, olyan külföldi leányvállalatokkal, ahol már megfelelő tapasztalat áll rendelkezésre.

Az együttműködés számos területre kiterjed, így például annak feltérképezésére, hogy milyen funkcionalitást ad az új rendszer, hogyan működnek a folyamatok, milyen változtatásokat kellett tenni, mit lehet vagy szükséges megtartani a régi folyamatokból, milyen problémákkal szembesültek a bevezetés során. Célszerű megismerni a társvállalatoknál már bevált legjobb gyakorlatokat, de fontos kérdés az is, hogy az előttünk járók mit tennének másként az átállás előtt, illetve alatt, ha újrakezdhetnék a folyamatot.

Be kell vonni az informatikusokat is

Minden új rendszer bevezetésekor az egyik legnehezebb feladat, hogy a projekt idejére kulcsfontosságú, értékes, az üzletet jól ismerő munkatársakat kell kivonni az üzletmenetből. Ezeket az embereket pedig valahogy pótolni kell. Manapság, amikor minden szervezet a hatékony működésre fókuszál, Magyarországon is – akárcsak a világ más részein – a legtöbb vállalat annyira karcsú, hogy nagyon nehéz a kieső embereket pótolni.

Szaniszló Tamás: Nagyon sok múlik az alapos, átgondolt felkészülésen
Szaniszló Tamás: Nagyon sok múlik az alapos felkészülésen
– Így van ez a Drehernél is. Már most el kell kezdenünk dolgozni a projektbe majdan bevonandó kollégák megfelelő helyettesítésén. Az ugyanis nem járható út, hogy a szóban forgó munkatársak a napi teendőik mellett végezzék el a plusz feladatokat. A siker egyik előfeltétele, hogy a projekten dedikált emberek dolgozzanak. Természetesen csak ideiglenes helyzetről van szó, a központi ERP rendszer bevezetése körülbelül egy és egynegyed év, tehát erre az időre kell az érintetteket kiszakítani az üzletmenetből. Utána mindenki visszakerül a megszokott vérkeringésbe – mutat rá Szaniszló Tamás. A projekt jellegéből fakadóan egy vállalatirányítási rendszer bevezetésében nem az informatikusok, hanem az üzleti folyamatokért felelős munkatársak a kulcsszereplők.

A Dreher CIO-ja szerint azonban nagyon fontos, hogy a vállalat informatikusai is megfelelő szerepet kapjanak a projektben. Erre azért van szükség, mert egyrészről a későbbiekben ők tartják majd a kapcsolatot a központtal, ahol a rendszerszintű módosításokat el fogják végezni, másrészt ők látják át, hogy a vállalat egyes folyamatai – informatikai szempontból – miként kapcsolódnak egymáshoz, illetve ők fordítják le a helyi üzletmenet által igényelt változtatásokat a vállalatirányitási rendszer és a támogató csapat számára értelmezhető nyelvezetre.

Szükségük van tehát az üzemeltetéshez szükséges tudásra, meg kell ismerniük a teljes modellt, a kapott sablonok (template-ek) működési elvét. Csak így tudják majd hatékonyan támogatni a rendszert. A Drehernél már dolgoznak rajta, hogy az informatikusok is szerepet kapjanak az SAP rendszer bevezetésében; úgy alakítják az IT szervezetet, hogy a kulcsemberek ideiglenes kiesése ne okozzon fennakadást a napi teendők elvégzésében.

Átállás egy lépésben

A meglévő és az új rendszer között éles lesz a váltás. Ennek fő oka, hogy fokozatos bevezetés esetén integrálni kellene a régi és az új rendszert. Amennyiben a részleges átállást választják, az számos problémát vetne fel, hiszen a folyamatok kapcsolódnak egymáshoz, például a pénzügyi modullal szinte minden egyéb folyamatnak van kapcsolata, így ha ezt állítanák át először, akkor az összes jelenlegi folyamatot hozzá kellene illeszteni, jelentős ráfordítással. Amennyiben az átállás első lépésben a front office folyamatokat érintené, szintén nehezen volna kivitelezhető a fokozatos bevezetés.

Mobilelérés az értékesítőknek

Technológiai akadálya ma már nincs, hogy mobileszközökről is hozzá lehessen férni az ERP rendszerekhez. Ez a funkció a Drehernél jelenleg az értékesítők számára a legfontosabb. A területi képviselők napi munkájuk során távolról, mobileszközökről is elérik az értékesítési felületet, adatokat kérnek le, illetve visznek be. A vállalatirányítási rendszer felhasználóinak többsége azonban irodai dolgozó, aki asztali gépéről fér hozzá a különféle rendszerekhez.

A mobilelérés a közép- és felsővezetők számára jelenthetne még komoly segítséget abban a tekintetben, hogy hozzáférhessenek a döntéstámogató rendszerekhez. Az ezekből kinyerhető menedzsmentinformációk azonban többnyire olyan sok és bonyolult táblázatot, grafikont tartalmaznak, amelyekben egy okostelefon vagy tablet képernyőjén nehéz kiigazodni. A jövőt várhatóan a táblagépek jelentik.

A szigetszerű átállás helyett tehát a hirtelen váltást választották: egyik napról a másikra lekapcsolják a régi rendszert és elindítják az újat. Természetesen készítenek visszaállítási tervet, így ha valami balul üt ki, a régi rendszer rövid időn belül újra használatba vehető. A Dreher SAP rendszerének jelenleg mintegy 350 felhasználója van. Mivel a hatékony működés feltétele a megfelelő adminisztráció, az adatbevitel, -feldolgozás és -elemzés, nem várható a létszám csökkenése, sőt elképzelhető csekély növekedése is. A vállalat vezetése a modell ismeretében tud majd erről dönteni.

Házon belül 15 fős informatikai csapat gondoskodik a különféle rendszerek zökkenőmentes működéséről. Természetesen nem minden feladatot lát el a belső IT csapat, bizonyos feladatokat kiszerveztek magyarországi cégekhez, másokat (például egyes beszerzések, szállítók menedzselését) nemzetközi szinten végeznek.

Privát felhő

Manapság gyakran hallani a felhőalapú informatikáról. A felhő egyik válfaja a privát felhő, amikor a szolgáltató kizárólag egyetlen felhasználó számára bocsátja rendelkezésre a hardvert vagy az adott megoldást. Szaniszló Tamás szerint az SABMillernél alkalmazott modell, vagyis a központi SAP rendszer is felfogható egyfajta privát felhőszolgáltatásként, hiszen a vállalatcsoport tagjai számára egy adott szolgáltató, egy külső adatközpontban, saját eszközein nyújtja a szolgáltatást.

– Az infrastruktúra szolgáltatásként való igénybevétele nem új a Dreher életében. Az elmúlt négy évben magyarországi szolgáltatóktól béreltük a szerverparkot, az általunk vásárolt szerverek száma ezek mellett elhanyagolható volt. A külső partnerek menedzselik a szervereket, gondoskodnak azok zökkenőmentes működéséről, a biztonságos hozzáférésről, azaz tulajdonképpen privát felhőszolgáltatást nyújtanak számunkra. Ebben a tekintetben nem lesz nagy változás: a jövőben is privát felhőből vesszük igénybe a szolgáltatást, igaz, más lesz a szolgáltató, illetve a szolgáltatás tartalma is megváltozik – mutat rá a Dreher informatikai vezetője.

Felkészülés a migrációra

Amikor egy vállalat felhőalapú szolgáltatást vesz igénybe, nagyon fontos arra felkészülni, hogy adott esetben miként tudja adatait átmenteni egy másik szolgáltatóhoz. Ha a vállalat hazai szolgáltatóval áll kapcsolatban – a magyar piac törékenységére való tekintettel –, a szakértő kulcskérdésnek tekinti az esetleges migrációra való gondos felkészülést, arra az esetre, ha a partner pénzügyi stabilitása problémássá válik. A másik lehetőség, ha a vállalat nagynevű multinacionális szolgáltatóval dolgozik együtt, amely egyrészt magasabb árat jelent, de a másik oldalon egy megbízható, tőkeerős partnert is.

Vannak, akik fenntartással viseltetnek a felhő iránt, és biztonsági megfontolásokból inkább házon belül tartják az érzékeny adatokat, nehogy esetleg a versenytársak hozzájuthassanak ezekhez a fontos információkhoz. Szaniszló Tamás szerint ez az érvelés nem állja meg a helyét, ugyanis minden rendszer leggyengébb láncszeme az ember. Hosszú távon az emberektől kell védeni az adatokat, illetve azokat az embereket kell kiszűrni, akik kiadnak információt. Természetesen ez nem jelenti azt, hogy nem kell védeni a rendszereket a külső behatolás ellen.

Mindig alaposan meg kell azonban vizsgálni, hogy a biztonságra fordított befektetés arányban áll-e a kockázat csökkentésének mértékével. A privát felhőben az üzemeltető hozzáférhet a szerverekhez, illetve adott esetben az azokon tárolt adatokhoz is. Nem életszerű azonban arra számítani, hogy fáradtságot és időt nem kímélve, a hatalmas, számára strukturálatlan adattömegből próbálja meg kinyerni a számára fontos információt. Sokkal valószínűbb, hogy akinek ezekre van szüksége, olyan emberhez fordul, aki eleve hozzáfér ezekhez az adatokhoz.

Egységes ERP a stratégia szolgálatában

A központi SAP rendszerre való áttérést követően az infrastruktúra-szolgáltatások jelentős része egy külföldi adatközpontba költözik. A változás, az egységesítés előnyeit mindenekelőtt a vállalatcsoport szintjén várják. Ki szeretnék használni az egységes piacra jutás előnyeit, ugyanakkor az egyes piacok eltérő jellemzőit (a disztribúciót, a logisztikát stb.) országonként egyedileg kell majd kezelni. A központi vállalatirányítási rendszer nagy előnye, hogy legalább a háttérfolyamatok egységesek (például a pénzügyi folyamatok minden országban ugyanúgy működnek), következésképpen hosszú távon a vállalat hatékonysága növelhető.

A vállalatirányítási rendszer alapvető feladata, hogy támogassa az üzleti stratégiát. Azt a stratégiát, amelyet a helyi piacon a leányvállalatok határoznak meg. Ők rendelkeznek a kellő piacismerettel azon a piacon, ahol működnek, és ahol profitot kell termelniük. A Drehernél és az SABMiller többi leányvállalatánál tehát az ERP rendszert alárendelik a stratégiának.

Mallász Judit
a szerző cikkei

hirdetés
Ha hozzá kíván szólni, jelentkezzen be!
 
hirdetés
hirdetés
hirdetés

Kiadónk társoldalai

hirdetés