hirdetés
hirdetés

Vállalati folyamatok automatizálása

A jövő útja: RPA

A számítástudomány fejlődésével az automatizálás már nem csak fizikai tevékenységek emberi beavatkozás nélküli elvégzését jelentheti.

hirdetés

Az elektronikus munkatevékenységek automatizálása tulajdonképpen a személyi számítógép megjelenésével egyidős. Régi igény és törekvés a hosszú, unalmas, bonyolult, de algoritmizálható folyamati tevékenységek automatizálása. Az IKT-eszközök támogatta automatizálás lényegében már a számítógépes irodai munkavégzés kezdetei óta életünk része. A jelen automatizálása azért jelentős változás az eddigiekhez képest, mert a technológiai fejlődés az eddig elszigetelt részfolyamatok vagy folyamattevékenységek összekötését, akár robosztus folyamatok teljes, end-to-end standardizálását is lehetővé teszi. Persze ezt azért nem egyszerű megvalósítani, és megtérülésnek is komoly kérdései merülhetnek fel.

A robotikus folyamatautomatizálás, vagyis a Robotic Process Automation (RPA) újdonsága abban rejlik, hogy képes olyan folyamatok automata végrehajtására, amelyek különálló, össze nem kapcsolt rendszereken mennek végbe, és amelyekben eddig a humán munkavégzés megkerülhetetlen volt. Ezek a „robotok” tulajdonképpen csak a digitális térben létező szoftveres alkalmazások, amelyek előre definiált, algoritmikus munkafolyamatokat hajtanak végre. Nem képesek önálló, komplex döntést hozni, azonban előre definiált változók szerint képesek szintén előre meghatározott forgatókönyvek utasításai mentén folyamatlépéseket végrehajtani.

A robotizált folyamatautomatizálás standardizálható folyamatok szoftverrobotokkal történő megvalósítását jelenti.
A robotizált folyamatautomatizálás standardizálható folyamatok szoftverrobotokkal történő megvalósítását jelenti.

Az RPA előnyei

A robotok éjjel-nappal és hétvégén is képesek dolgozni. Egyszerű a felügyeletük, illetve – iparági és egyéb tényezőktől függően – 10-90 százalékkal képesek csökkenteni a működési költségeket. Az RPA-beruházások általánosságban egy év után megtérülnek. Talán nem árt tudni, hogy egyértelmű előnyei és IKT-rendszerekhez való könnyű illeszkedése ellenére a bevezetés számos kihívással és újonnan okozott problémával járhat, amennyiben a szervezetek átgondolatlanul vezetik be. Ezért komplex, hosszú folyamatok automatizálása RPA rendszerekkel nagy előkészülést, tervezést, tesztelést és időráfordítást kíván.

Az RPA felhasználási területei
  • táblázatok összesítése, konvertálása, feltöltése más rendszerekbe 
  • internetes keresések 
  • számlázási és könyvelési feladatok
  • bármilyen olyan rutinfeladat, amelyet eddig manuálisan, repetitíven, nagy időráfordítással, monoton munkavégzéssel kell végrehajtani (tipikusan ilyenek az adminisztratív, támogató folyamatok)

A tevékenységek automatizálása lehetőséget ad a vállalatok számára, hogy magasabb szintre emeljék a teljesítményüket. Az automatizálás a globális produktivitási növekményt évi 0,5-1,4 százalékkal is növelheti. A vállalatok környezetében és tevékenységük során egyre több információ keletkezik, ráadásul strukturálatlanul. Az emberi munka az exponenciálisan növekvő adatmennyiséget nem tudja elég hatékonyan és gyorsan feldolgozni, ráadásul nem is olcsó, így nem lehet a végtelenségig növelni a vállalati alkalmazottak létszámát. Nem csak a munkabér, hanem a közvetett költségek is növekednek. Emelkedő adminisztrációs terhek, új technikai berendezések beszerzése és üzemeltetése, szükséges szervezeti átalakítások és átszervezések mind jelentős költséggel bírnak.

Az eddig bemutatott előnyök mellett az automatizálás üzleti értéket is teremthet a cégek számára a szűk keresztmetszetek feloldásával. Az implementáció ugyanis számos esetben nem igényel komoly IKT-erőforrásokat, illetve a fenntartási- és működtetési költségek is alacsonyak. Cserébe magasabb hatékonyság, precizitás és produktivitás jelentkezik az alkalmazásával. A relatív gyors megtérülés és az alacsony befektetési igény stabilabbá teheti a cég működését, mint a bevezetés előtt volt. Ráadásul a felgyorsult vevőkiszolgálás, illetve a dolgozói időmenedzsment javítása magasabb minőséget hozhat egy-egy cég életébe. A rövidebb ciklusidők a kulcsfolyamatok esetében, a gyorsabb válaszképesség a változásokra, a manuális tevékenységek kiiktatása és felgyorsítása olyan változásokat indíthat be egy cégnél, amelyek hatékonyabb működést tehetnek lehetővé. Hiszen az RPA-val elérhető magasabb és konzisztensebb minőség nagyobb átláthatósággal és kontrollal párosul.

Nem mindenkinek segít az RPA

Pénzügyi alapvetés, hogy egy új vállalati beruházást elsősorban a megtérülés szempontjából kell vizsgálni. Nincs ez másként az RPA alkalmazásánál sem, noha még a bevezetés előtt érdemes tisztázni az egyéb üzleti lehetőségfeltételeket is. Czimbalmos Zsolt, a ProMan Consulting Kft. ügyvezetője, vezető tanácsadója szerint egy cégnek, amely RPA bevezetésén töri a fejét, elsőként azt érdemes átgondolni, vajon mennyire stabilok az üzleti folyamataik. „Azok az eljárások, amelyek gyakran változnak, nem jó kiindulást jelentenek a folyamatrobotizációra, mivel minden egyes változáskor újra kell konfigurálni a rendszert, ez pedig drága lehet. Általánosan elmondható, hogy azok az eljárások, amelyek legalább hat hónapig nem változnak meg, jó jelöltek lehetnek az automatizációra” – mondta a szakértő.

Másodszor meg kell nézni, hogy mennyire stabilan működik az üzleti folyamatok számítógépes környezete, legyen szó szoftverről és hardverről. Ebben a körben azt érdemes megfontolni, hogy a következő hat hónapban várható-e változás a szoftveres környezetben. Tipikusan ilyenek a szoftverfrissítés, az új operációs rendszer, az új számítógépek beszerzésének kérdése, mert a régi már elavult.

Harmadszor azt is tisztázni kell, hogy hány lépésből (és hány darab képernyőből) áll a modernizálni kívánt folyamat? Természetesen minél hosszabb egy-egy folyamat, annál nehezebb automatizálni. Illetve a bonyolult döntési pontok bonyolult fejlesztést is jelenthetnek, ez pedig megint a fejlesztési költségek megemelkedésével járhat. Ökölszabályként megállapítható, hogy minden egyes döntési pont tulajdonképpen megkétszerezi a lehetséges forgatókönyvek számát!

Negyedszer a menedzsmentnek pontosan át kell látnia, hogy milyen alkalmazásokat érintsen az automatizáció. Azok az alkalmazások, amelyek tipikus asztali felhasználásra készültek, jellemzően könnyebben „betaníthatók” a robotoknak, mint a nagyon egyedi fejlesztésű belsős rendszerek, például a mainframe alkalmazások. Ugyanis ez utóbbi rendszerekhez már komoly programozási ismeretekre lehet szükség, amely jellemzően nem az olcsó erőforrásigényeket érinti.

Végezetül tisztázni kell, hogy milyen inputokat érintene az automatizáció? Eleve digitális formátumú bemeneti pontjai vannak egy-egy lépésnek vagy azokat még előzetesen digitalizálni is szükséges? Az sem mindegy, hogy az adatokat valamilyen előre definiálható, strukturált formában adjuk a robotnak, vagy mondjuk emailből, vagy más szabadszövegből kell azt saját magának „kibányásznia” – mondta a szakértő.

Czimbalmos Zsolt, a ProMan Consulting Kft. ügyvezetője
Czimbalmos Zsolt, a ProMan Consulting Kft. ügyvezetője

Egy RPA-esettanulmány

Talán nem haszontalan, ha a fenti dilemmákat egy konkrét esettanulmányon keresztül is érzékeltetjük. Az üzletfejlesztéssel foglalkozó ProMan Consulting Kft. a közelmúltban egy Magyarországon működő nagy- és kisfeszültségű berendezéseket forgalmazó vállalat rendelésfeldolgozási folyamatát támogatta meg RPA kiépítésével. Kérdésünkre Czimbalmos Zsolt elmondta: „A cég megrendeléseinek 70 százaléka három nagy megrendelőtől futott be. Bár a megrendelések rendezett formában érkeztek, olyan nagy számban és egyesével jöttek, hogy két adminisztrációs munkatárs teljes munkaidejét kötötték le ezen rendelések vállalatirányítási és készletgazdálkodási rendszerbe való rögzítése”. A folyamatlépések, a döntési logika és az érintett rendszerek felmérése és megismerése után egy olyan RPA robotot implementáltak az ügyfélnél, amely ezt a három nagy ügyfelet folyamatosan tudja kezelni. Így az átlagos, rendelésenként 5-6 perces rögzítési idők 15-20 másodpercre rövidültek, ami 94 százalékos átfutási időcsökkenést jelentett. A sikeres bevezetést követően a következő terület a különböző raktárközi átvezetések automatizációja volt.

Az ügyfél a további megrendelések automatizációján gondolkodik, azonban ehhez a maradék 30 százaléknyi megrendelés formanyomtatványának egységesítése, digitalizációja szükséges, mert jelenleg ezek nem egységes formában érkeznek még be a munkatársakhoz. További lehetőségként még bizonyos első szintű ügyfélszolgálati tevékenységek automatizációja merült fel. Ennek keretében, bizonyos ügyfélmegkereséseket teljesen robotra bíznák. Mivel a kereskedőcég termékköre folyamatosan megújul, így bizonyos termékek kivezetésre kerülnek és más, újabb termékekkel lesznek helyettesíthetők. A robot feladata az lenne, hogy azon vevői megkeresésekre válaszoljon, ahol bizonyos kifuttatott termékek helyettesítőit keresik az ügyfelek.

Mit hoz a jövő?

A szakirodalom és a tanácsadói szakma összességében több jól elkülönülő fázisra bontják az automatizációs rendszerek születését és térnyerését. A legtöbb előrejelzés az egyszerű, nagy tömegben jelentkező rutinfeladatok automatizálását várja. A következő hullámban a szabályszerűen működő automata rendszerek mellé csatlakoznak a komplex, nem algoritmizálható döntési helyzetekben is működni képes rendszerek, az utolsó hullámban pedig eljön a teljesen önálló automata rendszerek ideje – de ez még a távoli jövő zenéje. „A különböző fázisok különböző mértékben és módon fognak befolyásolni iparágakat és feladatokat, így nincs egyértelmű és általános felkészülési forgatókönyv a vállalatok számára” – mondta Czimbalmos Zsolt.

Cikkünk eredetileg a GyártásTrend szeptemberi lapszámában jelent meg.

Ember Zoltán
a szerző cikkei

hirdetés
Ha hozzá kíván szólni, jelentkezzen be!
 
hirdetés
hirdetés
hirdetés

Kiadónk társoldalai

hirdetés