hirdetés
hirdetés

Kommunikáció

A hagyományos rendszerek elérték határaikat

Egységes kommunikációs rendszer alkalmazásával a munkatársak egyetlen platformon keresztül érhetik el levelezésüket, hangpostájukat, SMS-eiket és csetfiókjukat, illetve használhatják mobilkommunikációs eszközeiket és alkalmazásaikat. Így minimálisra csökkenthető az információ megismerésének és átfutásának ideje, azaz felgyorsulnak a munkafolyamatok, ami széles körű, jól mérhető megtakarítást jelent a vállalatok számára.

hirdetés

Szakértői vélemények szerint a hagyományos, hardveralapú vállalati telefonrendszerek elérték korlátaikat, és már nem képesek megfelelni a felhasználók rugalmasság és mobilitás iránti elvárásainak. A régóta üzemelő kommunikációs rendszerek a vállalatok és intézmények növekedésével párhuzamosan bővültek, ma már azonban egyre gyakrabban nem felelnek meg a folyamatosan változó felhasználói igényeknek.

A hagyományos hálózatok fenntartása, frissítése, magas hívásdíjai, alacsony szintű együttműködési és kommunikációs képessége, rendszerhibából fakadó megnövekedett kockázata pedig az ügyfelek elégedetlensége mellett mindennapos többletköltséget jelenthet. Mindennek dacára az elmúlt időszakban a vállalatok 72 százaléka nem az új infrastruktúra, hanem a meglévő rendszerek folyamatos bővítése mellett döntött – derül ki a Siemens Enterprise Group (SEN) 2012-es nemzetközi felméréséből.

A tanulmány arra is rámutat, hogy manapság már egyre több vállalatvezető érzi a változtatás szükségességét: 89 százalékuk tervezi, hogy egy éven belül beruház kommunikációs infrastruktúrájába. Ezen beruházások célja a magasabb szintű együttműködést és a korábbinál rugalmasabb szolgáltatásokat lehetővé tevő egységes kommunikáció (unified communication, UC) megteremtése.

A hazai vállalatok lassabban lépnek

A vállalati kommunikációban egyértelmű paradigmaváltás zajlik, és öt különálló trend – a korlátlan mobilitás, az új generációs felhasználói élmény, a közösségi média, a felhőszolgáltatások és a rugalmas telepítési lehetőségek – együttes hatása érzékelhető. Egy 2011 szeptemberében végzett nemzetközi felmérésből kiderül, hogy a vállalatvezetők 68 százaléka szerint ügyfeleik jobb elérhetőségre és korszerűbb, fejlettebb kommunikációra vágynak beszállítóikkal. Így azok a vállalatok, amelyek nem képesek megfelelni ezen elvárásoknak, akár el is veszíthetik ügyfeleiket.

A vállalatvezetők 79 százaléka szeretne olcsóbban üzemeltethető rendszert
A vállalatvezetők 79 százaléka szeretne olcsóbban üzemeltethető rendszert

A SEN tanulmánya arra is rávilágít, hogy a nemzetközi vállalatoknak több mint a fele (53 százaléka) már elkezdte egységesíteni kommunikációs környezetét. Az egységesítés részeként – többek között – a táblagépeket és az okostelefonokat integrálják a vállalati rendszerekbe. – Magyarország e téren némileg lemaradva követi a nemzetközi trendeket. A hazai vállalatok még csak a folyamat elején járnak. Félő azonban, hogy azok a cégek, amelyek beleragadnak régi kommunikációs rendszereikbe, hamarosan jelentősen veszítenek versenyképességükből.

Egyrészt nem élhetnek a korszerű szolgáltatások előnyeivel, másrészt nem tudják megfelelően csökkenteni kommunikációs költségeiket. Szerencsére a fejekben már megindult a változás. A vállalatvezetők 79 százaléka szeretne olcsóbban üzemeltethető, 65 százaléka pedig egyszerűbben használható kommunikációs rendszert – fogalmaz Orbán Előd, az informatikai és távközlési megoldások rendszerintegrációjával foglalkozó Enterprise Group ügyvezető igazgatója.

Gyorsabb információáramlás

Az egységes kommunikáció szabványosított, innovatív technológiái lehetővé teszik, hogy a kommunikációs eszközök és alkalmazások egységes rendszerben jelenjenek meg. A felhasználó így egyetlen platformon keresztül képes elérni levelezését, hangpostáját, SMS-eit és csetfiókját, illetve használhatja mobilkommunikációs eszközeit és alkalmazásait. Arra is mód van, hogy a felhasználó maga állítsa be, milyen csatornán fogadja a megkereséseket. Így például egy megbeszélés során nem a mobiltelefonja csörög, hanem a rendszer a cset- és e-mail-funkciókat kínálja föl helyette.

Ezzel a megoldással minimálisra csökkenthető az információ megismerésének és átfutásának ideje, azaz felgyorsulnak a munkafolyamatok, ami széles körű, jól mérhető megtakarítást jelent a vállalatok és intézmények számára. A nemzetközi tapasztalatok szerint az egységes kommunikációnak köszönhetően a vállalatok egyértelműen hatékonyabbá és versenyképesebbé válnak. Az új technológiák bevezetésével csökkenő karbantartási, üzemeltetési és fejlesztési költségeket érhetnek el, sőt akár áttérhetnek a használatalapú (pay-as-you-go) fizetési modellre is.

Az új technológiák bevezetésével csökkenő karbantartási, üzemeltetési és fejlesztési költségeket érhetnek el
Az új technológiák bevezetésével csökkenő karbantartási, üzemeltetési és fejlesztési költségeket érhetnek el

Az egységes kommunikációs rendszerek bevezetésének további hozadéka, hogy olyan új, rugalmas szolgáltatásokat kínálnak, amelyek lehetőséget teremtenek a fizikai helytől független közös munkára, továbbá az együttműködésre a munkatársak, az ügyfelek és a beszállítók között. Az érintettek mindezt saját preferált eszközeikkel is megtehetik, akár közösségi szinten. A legújabb generációs egységes kommunikációs rendszerek megjelenésénél a videokonferencia, a csapatmunkát támogató, valamint a csetmegoldások előtérbe kerülése figyelhető meg.

A különálló videokonferencia-megoldások mellett egyre nagyobb igény mutatkozik az egységes kommunikációval együtt alkalmazott videoalkalmazásokra. Mind több vállalatnál ismerik fel, hogy az egységes kommunikáció költséghatékony támogatást nyújthat a vállalaton belüli oktatásban, különösen akkor, amikor a képzésben részt vevő munkatársak különböző telephelyeken tartózkodnak.

Több telephely, elosztott architektúra

Az Enterprise Group tapasztalata szerint a hazai nagyvállalatoknál jellemzően 6-8 éves TDM-IP (time division multiplexing-internet protocol), tehát a hagyományos és az új technológiát ötvöző, vegyes képességű telefonalközpontok működnek. A több telephelyes vállalatok telefonrendszereik tervezésénél előnyben részesítik az elosztott architektúrát. Ilyenkor a földrajzilag egymástól távol lévő egységek között olyan hálózati összeköttetéseket alakítanak ki, amelyek lehetővé teszik, hogy a munkatársak a belső hálózaton ingyenesen tudjanak kommunikálni.

A szolgáltatásokat az elmúlt években a hang- és faxpostaigény jellemezte, míg napjainkban a bővülés az ügyfélszolgálati feladatokat ellátó call center megoldásoknál, valamint a softphone és IP telefon alkalmazásoknál tapasztalható. A vállalati kommunikációban zajló paradigmaváltást jelző öt új irány – a már említett korlátlan mobilitás, új generációs felhasználói élmény, közösségi média, felhőszolgáltatások és rugalmas telepítési lehetőségek – közül a magyarországi iparvállalatok körében leginkább a rugalmas telepítési lehetőségek és a mobil megoldások iránti igény erősödése figyelhető meg.

Minél jobban kitolnák a teljes cserét

– Az iparvállalatok körében azt tapasztaljuk, hogy mind a mobilitási igény, mind a TDM technológiáról az IP-alapú kommunikációra történő átállás lassabb ütemű, mint más szektorok, például a banki vagy a szolgáltatói szektor esetén. Az elmúlt négy évben jellemzőbb volt a meglévő telekommunikációs rendszerek kisebb bővítése, esetleg a szoftver frissítése, szemben a teljes infrastrukturális cserével. A vállalatok ezekkel a módszerekkel próbálják meg meglévő rendszereik élettartamát meghosszabbítani, és a teljes rekonstrukciót későbbre halasztani – mutat rá Orbán Előd.

Mindazonáltal egyszer csak eljön az az idő, amikor a meglévő kommunikációs eszközök életciklusa tovább már nem növelhető, és elkerülhetetlen a váltás. A rekonstrukció során ma már minden esetben felmerül az áttérés az IP-alapú kommunikációra. Ilyenkor a meglévő hang- és faxposta iránti igényen kívül jellemzően megjelenik az otthoni munkavégzést (home office) a korábbi megoldásoknál nagyobb mértékben támogató softphone, mobilmellék, valamint csetfunkciók alkalmazása.

Ezen elemek integráns részei az egységes kommunikációnak. Figyelemre méltó, hogy azok a vállalatok, amelyek széles körben alkalmazzák az egységes kommunikációt, egyre nagyobb súlyt fektetnek a rugalmas munkavégzés, valamint a részmunkaidős foglalkoztatás támogatására.

A költségek alakulása

Noha egy korszerű, egységes kommunikációs rendszer bevezetése természetesen komoly befektetés a vállalatok részéről, az új szolgáltatások mellett a kommunikációs költségek várható alakulása is döntő szempont a beruházás támogatása mellett. A teljes körű IP-alapú telekommunikációs megoldások és az egységes kommunikáció elemeinek mind szélesebb körű alkalmazásával csökkennek a távolsági beszélgetések költségei, mivel a földrajzilag egymástól távol lévő irodák között, illetve távmunka esetén az irodák és a munkatársak otthona között a vállalat saját, belső hálózatán indítják a hívásokat.

Ezen túlmenően – a mellékállomások áthelyezése és módosítása kapcsán – az üzemeltetési költségek is lényegesen alacsonyabbak. A szakértő szerint arról sem szabad megfeledkezni, hogy az egységes kommunikációs rendszer bevezetésével egyszerűsödnek az üzemeltetési feladatok, így a korábbi üzemeltetői létszám – feladatoktól függően – csökkenthető, vagy az üzemeltetés alól felszabaduló munkatársak más, IT-alapú belső szolgáltatás nyújtására vehetők igénybe.

Mallász Judit
a szerző cikkei

hirdetés
Ha hozzá kíván szólni, jelentkezzen be!
 
Cikk[116082] galéria
hirdetés
hirdetés
hirdetés

Kiadónk társoldalai

hirdetés